Compliance Richtlinie
Leitsätze
Qualität
Unser oberstes Ziel ist es, sämtliche Produkte stets mit der allerbesten Qualität herzustellen und zu liefern.
Vertrauen
Wir schaffen Vertrauen durch unsere Zuverlässigkeit und Transparenz.
Verantwortung
Wir zeigen Verantwortung und Respekt gegenüber unseren Mitarbeitern und unseren Kunden. Unser Bestreben ist es, für unsere Mitarbeiter, unsere Kunden und der Hess AG eine Win-Win-Situation zu schaffen. Unternehmen werden nicht allein an wirtschaftlichen Leistungen gemessen. Sie sind Wertegemeinschaften, die auch im Geschäftsleben zunehmend danach beurteilt werden wie und nach welchen Prinzipien sie ihre Ergebnisse erwirtschaften. Als weltweit tätiges Unternehmen sind wir uns bewusst, dass unsere Verantwortung über rein fachliche und ökonomische Aspekte hinausgeht.
Transparentes, faires, konsequentes und sozial verantwortungsvolles Handeln erlangen eine immer größere Bedeutung. Deshalb arbeiten wir auf der Grundlage ethischer Standards sowie dem beigefügten Hess-Verhaltenskodex. Hierdurch erfüllen wir unsere Verpflichtungen gegenüber Mitarbeitern, Kunden und der Gesellschaft.
In vielen Fällen können Gesetzesverstöße durch rechtzeitige Information bzw. Beratung vermieden werden. Hierfür steht neben den jeweiligen Vorgesetzten unser Compliance Officer Sandra Haus mit Rat und Hilfe zur Verfügung.
Wir erwarten, dass unser Management die in diesem Hess-Verhaltenskodex festgelegten Grundsätze, die wesentlicher Bestandteil der Compliance der Hess AG sind, aktiv vorleben und kommunizieren. Jeder Mitarbeiter ist dafür verantwortlich, dass sein Verhalten im Geschäftsleben diesen Richtlinien entspricht. Verstöße werden wir nicht tolerieren; sie werden entsprechende, ggf. auch arbeitsrechtliche, Konsequenzen nach sich ziehen.
Ethisches und faires unternehmerisches Handeln ist unverzichtbarer Bestandteil unserer Zusammenarbeit. Wir setzen in jeden Mitarbeiter das Vertrauen, diesem Anspruch gerecht zu werden.
1. Hess AG – Ethische Grundsätze auf einen Blick
Loyalität und Integrität prägen unser unternehmerisches Handeln. Dies spiegelt sich in folgenden Grundsätzen wieder:
|
Interne Verstöße gegen den Hess-Verhaltenskodex sind von den Mitarbeitern zu melden. Dabei sind Namen der Beteiligten sowie Ort, Zeit und Art des Verstoßes zu benennen. Der oder die von der Meldung betroffene bzw. betroffenen Mitarbeiter sind hierzu anzuhören.
Erster Ansprechpartner für eine Meldung ist grundsätzlich immer der unmittelbare Vorgesetzte. Zu seiner Unterstützung kann dieser den jeweiligen Verantwortlichen aus den Verwaltungsbereichen (insbesondere Personal, Finanz- und Rechnungswesen) hinzuziehen oder den zur Verschwiegenheit und Anonymität verpflichteten Compliance Officer.
Wir übernehmen Verantwortung für unsere Mitarbeiter. Niemandem darf aus der Einhaltung des Hess-Verhaltenskodex ein Nachteil entstehen.
Wir lehnen unlautere Geschäftspraktiken ab. Unsere Geschäfte betreiben wir frei von Korruption oder Bestechung.
2. Hess-Verhaltenskodex: Rechtmäßiges und verantwortungsvolles Handeln
I. Integrität unserer Dienstleistungen
Qualität und Professionalität, mit denen wir Mehrwert für unsere Kunden erzielen, sind wesentliche Kennzeichen unserer Dienstleistungen. Wir erbringen unsere Dienstleistung unabhängig und professionell unter Berücksichtigung und Einhaltung der technischen Standards sowie unter Beachtung der bei Hess geltenden Methoden, Standards und Prozesse.
Wir dokumentieren die Ergebnisse unserer Dienstleistungen genau und vollständig.
II. Integrität unserer Finanz- und Unternehmensunterlagen
Transparenz nach außen und innen sowie Orientierung an den für Unternehmen geltenden üblichen Standards sind Maßstab unseres unternehmerischen Handelns. Wir verzeichnen alle Geschäftsvorfälle in den hierfür vorgesehenen Unterlagen unter Verwendung korrekter Belege. Wir bewahren die Unterlagen unter Beachtung der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften auf.
III. Vermeidung von Interessenkonflikten
Loyalität gegenüber Unternehmen und Mitarbeitern ist wesentliche Grundlage unseres Geschäftsverständnisses. Wir vermeiden Situationen, in denen persönliche oder finanzielle Interessen mit denen der Hess AG in Konflikt geraten. Dies betrifft insbesondere Beteiligungen an Unternehmen von Lieferanten, Kunden und Wettbewerbern oder die Aufnahme von privaten Geschäftsbeziehungen (z.B. Beratungsverträge) zu solchen. Insiderwissen dürfen wir nicht zum eigenen Vorteil bzw. zum Vorteil Dritter verwenden.
Wir verzichten auf Annahme oder Gewährung von direkten oder indirekten persönlichen Vorteilen, insbesondere von Rückvergütungen (sog. „kick-backs“) oder persönlichen Geschenken bzw. Einladungen von denen bei vernünftiger Betrachtungsweise angenommen werden muss, dass sie geschäftliche Entscheidungen oder Transaktionen beeinflussen können.
Wir nehmen Abstand von Nebentätigkeiten außerhalb der Hess AG ohne vorherige Genehmigung durch den Vorgesetzten.
Oben genannte Interessenskonflikte sind hier nur beispielhaft angeführt. Interessenkonflikte können sich aus jeder Situation ergeben, bei der die Interessen der Hess AG von den persönlichen Interessen der Mitarbeiter oder Personen, mit denen sie in engem persönlichen Kontakt stehen, abweichen. Wir vermeiden jeden Anschein einer Interessenkollision. Im Zweifel sind diese dem Vorgesetzen zur Klärung anzuzeigen.
IV. Bestechung/Korruption
Neutralität und Integrität unserer Dienstleistungen sind für die Reputation unseres Unternehmens von höchster Bedeutung. Wir trennen Privat- und Unternehmenssphäre und nehmen strikt Abstand von jeglichen Handlungen, die geeignet sind, Geschäftspartnern bzw. Behörden und deren Mitarbeitern oder sonstigen Dritten unzulässige direkte oder indirekte Vorteile zu verschaffen (z.B. Anbieten/Gewähren von Geldbeträgen oder persönlichen Vorteilen). Dies gilt insbesondere dann, wenn Art und Umfang dieser Vorteile dazu geeignet sind, Handlungen oder Entscheidungen des Empfängers unzulässig zu beeinflussen.
Geschenke, Gastfreundschaft und Bewirtung müssen stets im Zusammenhang mit geschäftlichen Beziehungen stehen bzw. mit einem echten Geschäftszweck verbunden sein und sich in einem sozial adäquaten und rechtlich akzeptierten Rahmen bewegen. Verstöße hiergegen sind nicht im Interesse des Unternehmens, da sie neben persönlichen strafrechtlichen Konsequenzen hohe Bußgelder, Steuernachforderungen sowie zivilrechtliche Schadenersatzansprüche nach sich ziehen können.
Werden uns Geschenke, Geldbeträge oder vergleichbare Zuwendungen angeboten, so sind diese dem Vorgesetzten unverzüglich anzuzeigen. Eine Ausnahme besteht nur für verkehrsübliche Gegenstände (z.B. Kugelschreiber, kleinere Kalender), deren Gesamtwert EUR 25,- nicht übersteigen.
V. Wettbewerbs- und Kartellrecht
Wir bekennen uns zu fairem und offenem Wettbewerb in einer freien Marktwirtschaft. Wir nehmen strikt Abstand von rechtswidrigen Praktiken (z.B. gesetzeswidrige Angebots- oder Preisabsprachen), die den Wettbewerb ausschließen, beschränken oder verzerren, Austausch von Wettbewerbsinformationen und die Diskriminierung von Wettbewerbern.
VI. Vertraulichkeit und Datenschutz
Kundenvertrauen und Vertrauen zu Mitarbeitern ist ein wesentliches Geschäftsprinzip unseres Unternehmens. Wir beachten Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse der Hess AG und seiner Geschäftspartner, vertraglich eingegangene Vertraulichkeitsverpflichtungen mit Dritten und alle anwendbaren datenschutzrechtliche Bestimmungen.
VII. Arbeits- und Produktsicherheit, Gesundheits- und Umweltschutz
Der Schutz von Mensch und Umwelt ist ein elementarer Grundsatz. Dies gilt sowohl bei der Erfüllung unserer Aufgaben für das eigene Unternehmen als auch im Rahmen unserer Dienstleistungen für Kunden und Geschäftspartner. Wir beachten die Gesetze und Vorschriften zum Arbeitszeit- und Gesundheitsschutz sowie zur Produkt- und Arbeitssicherheit.
VIII. Umgang mit Eigentum der Hess AG und fremdem Eigentum
Der verantwortungsvolle Umgang mit eigenem und fremdem Eigentum sowie immateriellen Rechtsgütern, z.B. Know-how und gewerblichen Schutzrechten (Marken, Patente) haben bei der Hess AG einen hohen Stellenwert. Wir sind sorgfältig im Umgang mit eigenem und fremdem Eigentum, mit eigenem Know-how und eigenen Schutzrechten und respektieren in gleicher Weise fremdes Know-how und fremde Schutzrechte.
IX. Geldwäsche
Die angemessene Vergütung seiner Dienstleistungen ist für die Hess AG als ein im Wettbewerb stehendes Unternehmen von hoher Bedeutung. Wir beachten die Geldwäschevorschriften. Wir nehmen Abstand von Geschäften, die dem Umtausch oder Transfer von Geldern oder der Einschleusung von sonstigen Vermögensgegenständen, welche mittelbar oder unmittelbar aus vorangegangenen Straftaten stammen, in den Wirtschaftskreislauf dienen.
X. Umgang der Mitarbeiter untereinander und mit Geschäftspartnern
Fairness und Respekt im Umgang miteinander sowie im Verhalten gegenüber Mitarbeitern, Kunden und Geschäftspartnern ist ein zentraler Bestandteil der Unternehmensphilosophie der Hess AG. Wir verhalten uns innerhalb und außerhalb unseres Unternehmens respektvoll gegenüber Bewerbern, Mitarbeitern und Kunden und unterlassen jedwede Diskriminierung (z.B. wegen Geschlecht, Alter, Behinderung, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft oder religiöser Überzeugung) und Mobbing.
3. Implementierung und Überwachung des Verhaltenskodex
I. Verpflichtung
Der Hess-Verhaltenskodex ist wesentlicher Bestandteil der Hess-Geschäftsphilosophie. Der Verhaltenskodex wird durch die Geschäftsleitung getragen. Alle Mitarbeiter akzeptieren sie ausdrücklich und machen sie so zu einem Teil ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten und zur Vorgabe für ihr eigenes unternehmerisches Handeln.
Wir bekennen uns damit insbesondere zur Führung unserer Geschäfte frei von Korruption und Bestechung. Hierbei orientieren wir uns am Verhaltenskodex von „Transparency International“, der unter anderem Transparenz, Verantwortlichkeit, Integrität, Solidarität, Zivilcourage und Rechtsstaatlichkeit als zentralen Grundlagen und Werte des Handelns definiert.
Wir nehmen daher bewusst von Geschäftsbeziehungen zu Dritten Abstand, von denen wir wissen, dass sie das Gewähren oder Fordern von unlauteren Vorteilen praktizieren. Wir sind als langfristig denkendes und nachhaltig handelndes Unternehmen davon überzeugt, dass eine solche Geschäftspolitik uns ein noch erfolgreicheres Agieren im Wettbewerb ermöglicht und nicht in Widerspruch zu Profitabilität und Wachstum steht.
II. Persönliche Verantwortung
Wir alle sind persönlich dafür verantwortlich, den Hess-Verhaltenskodex einzuhalten. Hierzu erhalten alle Mitarbeiter den Hess-Verhaltenskodex zur Verfügung gestellt. Bei Neueinstellungen ist entsprechend zu verfahren.
Sämtliche Führungskräfte sind verpflichtet, auf die strikte Einhaltung des Verhaltenskodex bei ihren Mitarbeitern zu achten und diesen in ihrem persönlichen und geschäftlichen Tun beispielhaft und aktiv vorzuleben. Keinem Mitarbeiter darf aus der Einhaltung des Verhaltenskodex ein Nachteil entstehen.
III. Verantwortlichkeiten
Der Vorstand der Hess AG hat zur Umsetzung des Verhaltenskodex und zur Klärung aller damit zusammenhängenden Fragen den Compliance Officer beauftragt, der die Überwachung der Einhaltung des Hess-Verhaltenskodex verantwortet.
Der Compliance Officer koordiniert darüber hinaus auch die Schulungs- und Weiterbildungsmaßnahmen innerhalb der Hess-Verwaltung. Alle Mitarbeiter sind dem Compliance Officer zur Wahrnehmung seiner Aufgaben zu umfassender Auskunft verpflichtet. Sämtliche Meldungen von Mitarbeitern sollen zunächst an den unmittelbaren Vorgesetzten gerichtet werden, der diese bei Bedarf an den Compliance Officer zur Klärung weiterleitet.
Gleiches gilt bei Verdacht auf eine Verletzung des Verhaltenskodex sowie jeden unlauteren Vorteil, der von Mitarbeitern verlangt oder diesen von Dritten angeboten wird. Dessen ungeachtet steht der Compliance Officer allen Mitarbeitern, auch für eine direkte Kontaktaufnahme, insbesondere zur Klärung von Zweifelsfragen oder in Konfliktsituationen, zur Verfügung.
Der Compliance Officer wird jede Frage und jede Anregung streng vertraulich behandeln und diesen entsprechend den Erfordernissen des einzelnen Anliegens nachgehen. Auf Wunsch wird der Mitarbeiter auch darüber informiert, welche Maßnahmen aufgrund seiner Mitteilung eingeleitet wurden.
Ansprechpartner
Alle Mitarbeiter können den Compliance Officer auf dem Postweg, telefonisch, per Fax oder E-Mail wie folgt erreichen. Auch Dritte, die nicht der Hess AG angehören, können im Bedarfsfall Kontakt zum unten stehenden Ansprechpartner aufnehmen.
Sandra Haus
Compliance Officer
Human Resources/ Organisation/Communication
Mitglied der Geschäftsleitung
Hess AG Form + Licht
Lantwattenstraße 22
D – 78050 Villingen-Schwenningen
Tel: +49 7721 920 466
Fax: +49 7721 920 771335466
E-Mail: Sandra.Haus@hess.eu
Compliance Officer
Human Resources/ Organisation/Communication
Mitglied der Geschäftsleitung
Hess AG Form + Licht
Lantwattenstraße 22
D – 78050 Villingen-Schwenningen
Tel: +49 7721 920 466
Fax: +49 7721 920 771335466
E-Mail: Sandra.Haus@hess.eu
